רשימת העובדים
שם, אימייל וטלפון, מספר עובד ומספר בשכר, ת״ז, מחלקה, תפקיד, פרופיל עבודה, תאריך תחילת עבודה, אחוז משרה וסוג העסקה — וגם כתובת, איש קשר לחירום, פרטי בנק ושדות מותאמים. חובה רק שם פרטי, שם משפחה ואימייל.
מאקסל או ממערכת נוכחות אחרת
מעבר מערכת נוכחות ל-RayClock
מייבאים את רשימת העובדים מקובץ, מגדירים פרופילי עבודה ודרך החתמה, מריצים חודש במקביל למערכת הקיימת — ורק אז מייצאים לשכר מהמערכת החדשה.
בקצרה
את העובדים מעבירים מקובץ. את ההיסטוריה משאירים במערכת הישנה ושומרים ממנה דוחות. את החודש הראשון בודקים מול המערכת הישנה לפני שמשנים משהו בשכר.
ייבוא מ-Excel ו-CSV
חודש במקביל
עזרה בהקמה
מה עובר, מה מזינים ומה נשאר מאחור
יתרות חופשה ומחלה
את היתרה ביום המעבר רושם מנהל המערכת לכל עובד כתיקון בפירוט הצבירה, עם תאריך וסיבה. משם הצבירה החודשית ממשיכה אוטומטית. אין כרגע ייבוא יתרות מקובץ.
פרופילי עבודה וכללים
ימי עבודה, שעות תקן, שעות נוספות וניכוי הפסקות מגדירים בפרופיל העבודה. מתחילים מתבנית לשבוע של א׳–ה׳ או ב׳–ו׳ ומכווננים.
היסטוריית נוכחות
אין ייבוא של החתמות מחודשים קודמים. את הדוחות של התקופה הקודמת שומרים מהמערכת הישנה, ו-RayClock מתחילה לרשום מיום המעבר.
הקובץ יכול לצאת מכל מערכת: Excel או CSV, עם כותרות בעברית או באנגלית. המערכת מזהה מה כל עמודה, ואתם בודקים ומתקנים בתצוגה מקדימה לפני הייבוא. כדי לזהות את העמודות, שמות העמודות ומדגם של עד 10 שורות נשלחים לספק ה-AI שלנו; שאר הקובץ לא יוצא מהמערכת. מחלקות ותפקידים שעוד לא קיימים נוצרים בייבוא. עוד על ניהול עובדים ותיק עובד.
תוכנית מעבר בשישה צעדים
הכי פשוט להתחיל בתחילת חודש, כך שכל החודש הראשון נרשם במערכת אחת.
01
מייבאים עובדים
מייצאים מהמערכת הקיימת או מהאקסל רשימת עובדים, מעלים, בודקים את מיפוי העמודות ומייבאים. אפשר לשמור את המיפוי לקובץ הבא עם אותן עמודות.
02
מגדירים פרופילי עבודה
פרופיל לכל קבוצת עובדים עם אותם כללים, ומשייכים. עובד בלי פרופיל מופיע כהתראה בלוח הבקרה.
03
בוחרים דרך החתמה
נייד, מחשב, עמדה משותפת בכניסה או תגי וכרטיסי NFC — ושולחים לעובדים הזמנה באימייל או ב-SMS. איזו דרך החתמה לבחור.
04
מזינים יתרות פתיחה
יתרת החופשה והמחלה של כל עובד ביום המעבר, לפי הנתונים מהמערכת הקודמת או מתלוש השכר האחרון.
05
חודש במקביל
בחודש הראשון העובדים מחתימים בשתי המערכות. בסופו משווים לכל עובד שעות, שעות נוספות והיעדרויות, ומבררים כל הפרש לפני שמשנים משהו.
06
ייצוא ראשון לשכר
נועלים את החודש ומפיקים קובץ לשקלולית או תבנית Excel/CSV. כדאי לבדוק עם חשב השכר את הקובץ הראשון לפני הקליטה.
אחרי ההרצה המקבילה מפסיקים את ההחתמה במערכת הישנה. מדריך מפורט לחשבון חדש: מדריך הקמה. לייצוא לשכר: ייצוא נוכחות לשקלולית · תבניות Excel/CSV.
מה לשמור מהמערכת הישנה
לפני שמבטלים את המנוי הישן, מורידים ממנו את מה שתצטרכו בהמשך. תקופת ההתיישנות בתביעות שכר היא שבע שנים, ולכן כדאי שרישומי הנוכחות של התקופה הקודמת יישארו זמינים לפחות לאורך התקופה הזאת.
דוחות נוכחות חודשיים
לכל עובד ולכל חודש, כולל שעות נוספות והיעדרויות — בקובץ שאפשר לפתוח גם בלי המערכת הישנה, כמו PDF או Excel.
יתרות ביום המעבר
יתרות חופשה ומחלה לכל עובד, כדי להזין אותן כיתרת פתיחה ולהסביר אותן בהמשך.
מסמכים חתומים
טופסי 101, הסכמי העסקה ואישורים שנשמרו במערכת הישנה.
לא עוברים לבד
הצוות שבונה את RayClock עוזר גם במעבר: בבחירת דרך ההחתמה, בהגדרת פרופילי העבודה ובבדיקת הייצוא מול מערכת השכר שלכם. אפשר לפנות בוואטסאפ, בטלפון 052-607-6777 או באימייל info@rayclock.co.il; המענה בדרך כלל תוך יום עסקים. עמוד התמיכה.
שאלות על מעבר מערכת
אפשר לייבא את העובדים מהמערכת הקודמת?
כן. מייצאים ממנה רשימת עובדים ל-Excel או CSV ומעלים. המערכת מזהה את העמודות גם אם הכותרות בעברית או בשמות אחרים, ומציגה תצוגה מקדימה שאפשר לתקן לפני הייבוא.
אפשר לייבא את היסטוריית ההחתמות?
לא. RayClock מתחילה לרשום נוכחות מיום המעבר, ואין ייבוא של החתמות מחודשים קודמים. את הדוחות של התקופה הקודמת שומרים מהמערכת הישנה.
מה עם יתרות החופשה והמחלה?
מנהל המערכת מזין לכל עובד את היתרה ביום המעבר כתיקון בפירוט הצבירה, עם תאריך וסיבה. מכאן והלאה הצבירה החודשית ממשיכה אוטומטית.
כמה זמן לוקח המעבר?
ההקמה עצמה — ייבוא עובדים, פרופיל עבודה והזמנות — יכולה להסתיים באותו יום. אנחנו ממליצים להריץ את שתי המערכות במקביל חודש אחד לפני שמסתמכים על RayClock לשכר.
צריך לשנות משהו מול מערכת השכר?
אם אתם עובדים עם שקלולית, יש קובץ ייצוא ייעודי, וצריך לוודא שלכל עובד יש מספר בשכר שתואם לשקלולית. למערכת שכר אחרת מגדירים תבנית Excel/CSV ובודקים אותה עם חשב השכר לפני החודש הראשון.
אפשר לנסות לפני שמחליטים?
כן. הניסיון נמשך 14 יום, עד 100 עובדים וללא כרטיס אשראי, ואין חיוב אוטומטי בסופו. התחילו ניסיון חינם.
המידע על התיישנות ושמירת רישומים הוא כללי ואינו ייעוץ משפטי.