Импортируйте список сотрудников из файла, настройте рабочие профили и способ отметки, проведите месяц параллельно с текущей системой — и только потом выгружайте зарплату из новой.
Сотрудники переносятся из файла. История остаётся в старой системе, а её отчёты вы сохраняете. Первый месяц сверяете со старой системой, прежде чем что-то менять в зарплате.
Имя, email и телефон, номер сотрудника и номер в зарплате, номер удостоверения личности, отдел, должность, рабочий профиль, дата начала работы, ставка и тип занятости — а также адрес, контакт на экстренный случай, банковские реквизиты и пользовательские поля. Обязательны только имя, фамилия и email.
Остаток на дату перехода администратор системы вносит для каждого сотрудника корректировкой в выписке начислений, с датой и причиной. Дальше ежемесячное начисление идёт автоматически. Импорта остатков из файла сейчас нет.
Рабочие дни, нормативные часы, сверхурочные и вычет перерывов задаются в рабочем профиле. Начните с шаблона для недели воскресенье–четверг или понедельник–пятница и донастройте.
Отметки за прошлые месяцы не импортируются. Отчёты за прошлый период сохраните из старой системы; RayClock ведёт учёт с даты перехода.
Файл может быть из любой системы: Excel или CSV, с заголовками на иврите или английском. Система определяет, что в каждом столбце, а вы проверяете и исправляете это в предпросмотре до импорта. Для распознавания столбцов их названия и выборка до 10 строк передаются нашему поставщику ИИ; остальной файл из системы не уходит. Отделы и должности, которых ещё нет, создаются при импорте. Подробнее об управлении сотрудниками и карточке сотрудника.
Проще всего начать с начала месяца, чтобы весь первый месяц записывался в одной системе.
Выгрузите список сотрудников из текущей системы или таблицы, загрузите, проверьте сопоставление столбцов и импортируйте. Сопоставление можно сохранить для следующего файла с теми же столбцами.
Профиль на каждую группу сотрудников с одинаковыми правилами — и назначьте их. Сотрудник без профиля появляется как предупреждение на панели.
Телефон, компьютер, общая станция у входа или NFC-метки и карты — затем отправьте сотрудникам приглашение по email или SMS. Какой способ отметки выбрать.
Остаток отпуска и больничных каждого сотрудника на дату перехода — по данным прежней системы или последнего расчётного листа.
В первый месяц сотрудники отмечаются в обеих системах. В конце сравните по каждому сотруднику часы, сверхурочные и отсутствия и выясните каждое расхождение, прежде чем что-то менять.
Заблокируйте месяц и сформируйте файл для Шиклулит или шаблон Excel/CSV. Первый файл стоит проверить с бухгалтером по зарплате до импорта.
После параллельного месяца прекратите отметки в старой системе. Подробное руководство для нового аккаунта: руководство по настройке. Для зарплаты: выгрузка учёта времени в Шиклулит · шаблоны Excel/CSV.
Прежде чем отменять старую подписку, скачайте то, что понадобится позже. Срок исковой давности по зарплатным искам — семь лет, поэтому записи учёта времени за прошлый период стоит держать доступными как минимум столько же.
По каждому сотруднику и каждому месяцу, включая сверхурочные и отсутствия, — в файле, который открывается без старой системы, например PDF или Excel.
Остатки отпуска и больничных по каждому сотруднику, чтобы внести их как начальные и объяснить позже.
Формы 101, трудовые договоры и справки, хранившиеся в старой системе.
Команда, которая разрабатывает RayClock, помогает и с переходом: с выбором способа отметки, настройкой рабочих профилей и проверкой выгрузки для вашей зарплатной системы. Пишите в WhatsApp, звоните 052-607-6777 или пишите на info@rayclock.co.il; обычно отвечаем в течение рабочего дня. Страница поддержки.
Да. Выгрузите из неё список сотрудников в Excel или CSV и загрузите. Система распознаёт столбцы, даже если заголовки на иврите или называются иначе, и показывает предпросмотр, который можно исправить до импорта.
Нет. RayClock ведёт учёт с даты перехода, отметки за прошлые месяцы не импортируются. Отчёты за прошлый период сохраните из старой системы.
Администратор системы вносит остаток каждого сотрудника на дату перехода корректировкой в выписке начислений, с датой и причиной. Дальше ежемесячное начисление идёт автоматически.
Сама настройка — импорт сотрудников, рабочий профиль и приглашения — может занять один день. Мы советуем один месяц вести обе системы параллельно, прежде чем полагаться на RayClock при расчёте зарплаты.
Если вы работаете с Шиклулит, есть специальный файл выгрузки, и у каждого сотрудника должен быть номер в зарплате, совпадающий с Шиклулит. Для другой зарплатной системы настраивается шаблон Excel/CSV, который стоит проверить с бухгалтером до первого месяца.
Да. Пробный период — 14 дней, до 100 сотрудников, без кредитной карты, и автоматического списания в конце нет. Начать бесплатно.
Сведения о сроке давности и хранении записей носят общий характер и не являются юридической консультацией.