1. מי אנחנו ומה תפקידנו במידע

השירות והאתר מופעלים על ידי רייקלוק בע"מ (RayClock), ח.פ. 517398269, מדרך עכו 140, קריית ביאליק (להלן: "RayClock" או "אנחנו"). RayClock מפעילה מערכת לניהול נוכחות ומשאבי אנוש עבור מעסיקים. חשוב להבחין בין שני סוגי מידע:

• מידע על עובדי הלקוח — נתוני נוכחות, היעדרויות, מסמכים וטפסים. המעסיק הוא בעל המידע וקובע מה נאסף ולמה. אנחנו מחזיקים ומעבדים אותו עבורו בלבד, לפי ההתקשרות איתו, ולא עושים בו שימוש למטרות משלנו.
• מידע שנאסף באתר זה — פרטים שאתם משאירים ביוזמתכם בטופסי יצירת הקשר וההרשמה. כאן אנחנו בעלי המידע.

2. איזה מידע נאסף

בטפסים באתר: שם, כתובת אימייל, מספר טלפון, שם החברה, ותוכן ההודעה שכתבתם.

בהרשמה לניסיון: בנוסף לאמור — שם החברה, ומספר ח.פ. אם בחרתם למסור אותו.

בשימוש במערכת: נתוני התחברות ופעילות הנדרשים לאבטחה ולתפעול, וכן המידע שהמעסיק מזין או שנוצר משימוש העובדים במערכת — החתמות נוכחות, מיקום בעת ההחתמה כאשר המעסיק הפעיל אימות מיקום, בקשות היעדרות, מסמכים חתומים וטפסים.

אנחנו לא אוספים מידע רגיש מעבר לנדרש לתפעול השירות, ולא מוכרים מידע לצדדים שלישיים.

3. למה המידע משמש

• אספקת השירות והפעלת המערכת.
• מענה לפניות ובקשות להצעת מחיר.
• אבטחת המערכת, מניעת שימוש לרעה ותיעוד פעולות.
• עמידה בחובות חוקיות החלות עלינו או על המעסיק.

לא נשלח אליכם דיוור שיווקי ללא הסכמה, וכל דיוור כזה יכלול אפשרות הסרה.

4. התחברות באמצעות Google או Microsoft

באתר המערכת (app.rayclock.co.il) ובאפליקציות RayClock ל-iPhone ול-Android ניתן להתחבר באמצעות חשבון Google או חשבון Microsoft, במקום סיסמה.

איזה מידע אנחנו מקבלים: בעת ההתחברות, Google או Microsoft מעבירים אלינו אסימון זיהוי הכולל את כתובת האימייל של החשבון, ובנוסף את השם ותמונת הפרופיל, אם קיימים. איננו מבקשים גישה לתיבת הדואר, ליומן, לאנשי הקשר, לקבצים או לכל מידע אחר בחשבון.

למה הוא משמש: כתובת האימייל משמשת אך ורק כדי לאמת את זהותכם ולחבר אתכם לחשבון RayClock שהמעסיק שלכם כבר פתח עבורכם. התחברות כזו אינה יוצרת חשבון חדש: אם אין במערכת חשבון עם אותה כתובת אימייל, ההתחברות נדחית.

מה נשמר: איננו שומרים את אסימון הזיהוי, את השם או את תמונת הפרופיל שהתקבלו מ-Google או מ-Microsoft. נרשמים רק מועד ההתחברות, וכן העובדה שכתובת האימייל אומתה.

שיתוף: איננו מוכרים, משתפים או מעבירים לצדדים שלישיים מידע שהתקבל מ-Google או מ-Microsoft, ואיננו משתמשים בו לפרסום או לאימון מודלים של בינה מלאכותית. השימוש שלנו במידע שמתקבל מממשקי Google עומד במדיניות נתוני המשתמש של שירותי ה-API של Google, כולל דרישות השימוש המוגבל (Limited Use).

ביטול הגישה: ניתן לנתק את RayClock מחשבון Google בכל עת דרך הגדרות החשבון ב-Google, ומחשבון Microsoft דרך ניהול ההרשאות ב-Microsoft (בחשבון עבודה, דרך מנהל המערכת בארגון). לאחר הניתוק עדיין ניתן להתחבר לחשבון RayClock באמצעות אימייל וסיסמה, ומי שלא הגדיר סיסמה יכול ליצור אחת דרך "שכחת סיסמה".

5. חיבור לעוזרי בינה מלאכותית (ChatGPT, Claude)

משתמש ב-RayClock יכול לחבר את RayClock לעוזר בינה מלאכותית שהוא משתמש בו, כמו ChatGPT של OpenAI או Claude של Anthropic, באמצעות פרוטוקול MCP. החיבור אינו פעיל כברירת מחדל: הוא נוצר רק כשהמשתמש מאשר אותו במפורש במסך החיבור של RayClock. כברירת מחדל רק מנהל מערכת אצל המעסיק יכול ליצור חיבור. מנהל המערכת יכול לאפשר ליצור חיבור גם למנהלים, גם לעובדים או לשניהם (שתי הגדרות נפרדות, כבויות כברירת מחדל), וכיבוי הגדרה מפסיק מיד את החיבורים של אותה קבוצה.

איזה מידע מועבר: כשמשתמש שואל את עוזר ה-AI שאלה, עוזר ה-AI מבקש מ-RayClock את הנתונים הדרושים, ואנחנו מעבירים אליו רק אותם, ורק בגבולות ההרשאות של אותו משתמש. לעוזר ה-AI של מנהל מערכת יכולים לעבור: מצב הנוכחות ושעות הכניסה והיציאה, פרטי עובד בסיסיים (שם, מספר עובד, אימייל, טלפון, תפקיד, מחלקה ותאריך תחילת עבודה), היעדרויות (סוג, תאריכים, סטטוס והערה), בקשות לשינוי פרטים (מי ביקש, איזה שדה והסטטוס), וסיכומי שעות חודשיים (שעות עבודה, תקן, חוסר ושעות נוספות) ומצב סגירת החודש, וכן סידור המשמרות בחברות שמשתמשות בניהול משמרות.

עוזר AI של מנהל או של עובד: עוזר AI של מנהל מקבל רק מידע על המחלקות שהמנהל מנהל, ופועל רק בגבולות ההרשאות שלו ב-RayClock. עוזר AI של עובד מקבל רק את המידע של העובד עצמו — ההחתמות שלו, סיכום השעות והימים שלו בחודש, יתרות החופשה וההיעדרויות שלו — ולעולם לא מידע על עובדים אחרים.

פעולות ודוחות: במסך החיבור המשתמש בוחר אם החיבור יהיה לקריאה בלבד או יאפשר גם שינויים. בחיבור שמאפשר שינויים, עוזר ה-AI יכול לבצע בשם המשתמש פעולות שמותרות לו במערכת — למשל השלמת החתמות ותיקון שעה של החתמה קיימת, אישור או דחייה של בקשות, רישום היעדרות, נעילת חודש, הוספה ועדכון של עובדים, שיבוץ משמרות ושליחת הודעות לעובדים אצל מנהל מערכת, או הגשת בקשת היעדרות אצל עובד — רק לאחר אישור של המשתמש, לפי אותם כללים שחלים במערכת. כל פעולה נרשמת ביומן הפעילות וביומן השינויים בנוכחות, ומסומנת כפעולה של עוזר ה-AI. עוזר ה-AI אינו יכול למחוק החתמות, לפתוח מחדש חודש נעול או לשנות לעובד סוג משתמש, כתובת אימייל או שכר. דוחות שמופקים דרך עוזר ה-AI יורדים ישירות לדפדפן של המשתמש באמצעות קישור חד-פעמי, ותוכנם אינו מועבר לעוזר ה-AI.

מה לעולם אינו מועבר: מספרי זהות, פרטי חשבון בנק, שכר ועלות מעסיק, הערכים המבוקשים בבקשות לשינוי פרטים, מסמכים וטופסי 101.

אצל ספק עוזר ה-AI: המידע שמועבר לעוזר ה-AI מעובד אצל ספק עוזר ה-AI (למשל OpenAI או Anthropic) במסגרת החשבון של המעסיק או של המשתמש שחיבר את עוזר ה-AI, ולפי תנאי השימוש ומדיניות הפרטיות של אותו ספק. ההחלטה לאפשר חיבור עוזר AI, ובחירת הספק והגדרות החשבון אצלו, הן של המעסיק, שהוא בעל המידע. איננו משתמשים במידע הזה לאימון מודלים.

מה נשמר אצלנו: פרטי החיבור (מי אישר, מתי, לאיזה עוזר AI ומתי נעשה בו שימוש לאחרונה), אסימוני גישה בצורה מגובבת (hash) בלבד, ורישום ביומן הפעילות של כל בקשה של עוזר ה-AI. איננו שומרים את השיחה עם עוזר ה-AI.

ניתוק: כל משתמש יכול לראות ולנתק בכל עת את החיבורים שלו, וכל מנהל מערכת אצל המעסיק יכול לנתק כל חיבור במסך „עוזרי AI” במערכת. הניתוק חל מיד. חיבור נעצר גם כשמנהל המערכת מבטל את האפשרות לחבר עוזר AI עבור המנהלים או העובדים, אם למשתמש שאישר את החיבור כבר אין תפקיד שמותר לו להתחבר או שהוא הושבת, או אם חשבון המעסיק נסגר או הושעה.

6. איפה המידע נשמר

המידע נשמר בתשתית ענן של ספק חיצוני, בתוך האיחוד האירופי. העברת המידע מתבצעת בתקשורת מוצפנת.

7. מסירת מידע לצדדים שלישיים

אנחנו מוסרים מידע רק כאשר הדבר נדרש לאספקת השירות או על פי דין:

• ספקי תשתית ואחסון ענן.
• ספק שירותי דואר אלקטרוני לצורך משלוח הודעות מערכת.
• ספק מאושר לחתימה על טופס 101, כאשר הלקוח בחר להשתמש ביכולת זו — ורק לגבי המידע הנדרש לאותה הגשה.
• רשות מוסמכת, כאשר קיימת חובה חוקית למסור.

8. שמירת מידע ומחיקתו

מידע על עובדי לקוח נשמר כל עוד ההתקשרות עם המעסיק בתוקף, ולאחריה למשך התקופה שהמעסיק נדרש לה לפי דין. פנייה למחיקת מידע של עובד יש להפנות למעסיק, שהוא בעל המידע. מידע שנמסר בטופסי האתר נשמר כל עוד הוא דרוש לטיפול בפנייה.

9. הזכויות שלכם

לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981, אתם רשאים לעיין במידע שנשמר עליכם, לבקש את תיקונו אם אינו נכון, שלם או מעודכן, ולבקש את מחיקתו בכפוף לחובות שמירה שחלות עלינו. לפניות בנושא: privacy@rayclock.co.il.

10. עוגיות ומדידת שימוש

האתר השיווקי משתמש ב-Google Analytics לצורך מדידה סטטיסטית של השימוש באתר — כמה מבקרים נכנסים, מאילו עמודים ומאילו מקורות. הכלי עושה שימוש בעוגיות של Google, והנתונים הנאספים הם סטטיסטיים ואינם משמשים אותנו לזיהוי אישי של מבקרים. ניתן לחסום עוגיות אלה בהגדרות הדפדפן או באמצעות תוסף ביטול ההסכמה של Google. האתר אינו משתמש בכלי פרסום או ברשתות שיווק של צדדים שלישיים. במערכת עצמה נעשה שימוש באחסון מקומי בדפדפן לצורך שמירת ההתחברות והעדפות התצוגה בלבד.

11. אבטחת מידע

אנחנו נוקטים אמצעי אבטחה מקובלים, ובכללם הצפנה בתעבורה, הפרדה בין נתוני חברות שונות, הרשאות לפי תפקיד ותיעוד פעולות ביומן פעילות. אין מערכת שהיא חסינה לחלוטין, ואנחנו פועלים לשיפור מתמיד.

12. שינויים במדיניות

נעדכן מדיניות זו מעת לעת. מועד העדכון האחרון מופיע בראש העמוד, ושינוי מהותי יובא לידיעת הלקוחות.

13. יצירת קשר

לשאלות בנושא פרטיות: privacy@rayclock.co.il או info@rayclock.co.il.