ייצוא נוכחות למיכפל

הקובץ בנוי לפי "הוראות להכנת קובץ דיווחי נוכחות" של מיכפל: שורת דיווח לכל עובד ולכל נתון, עם סמל הדיווח שמיכפל קבעה לו. את רוב הסמלים מיכפל מגדירה בעצמה, ולכן הקובץ שימושי מהחודש הראשון בלי הגדרות.

שם הקובץ: QDIVmmyy.nnn — חודש, שנה ומספר החברה במיכפל כסיומת. RayClock נותן לו את השם הזה, ולא משנים אותו.

מגדירים פעם אחת

1. מספר החברה במיכפל בהגדרות > פרטי החברה ממלאים את מספר החברה שלכם במיכפל (עד 3 ספרות). הוא נכנס לכל שורה בקובץ והוא גם סיומת שם הקובץ — בלעדיו אין ייצוא.
2. מספר עובד או תעודת זהות בכרטיס העובד ממלאים את השדה "מספר עובד בתוכנת השכר" במספר העובד כפי שהוא במיכפל (1–9999). אם תעודת הזהות כבר בכרטיס, מיכפל יודעת לזהות גם לפיה, ואפשר לדלג. עובד שאין לו לא זה ולא זה — המערכת מתריעה לפני כל ייצוא.
3. סמלי רכיבים לשעות לפי תעריף — אופציונלי ימים, שעות והיעדרויות יוצאים בסמלים הקבועים של מיכפל בלי הגדרה. כדי שגם השעות יתפצלו ל-100%/125%/150% צריך את מספרי רכיבי השכר שלכם במיכפל — חשב השכר יודע אותם; כתבו לנו ונגדיר אותם לחברה פעם אחת.
4. מזמינים את חשב השכר לא חובה, אבל חוסך הודעה כל חודש: מזמינים אותו לפאנל רואי החשבון החינמי, והוא מוריד את הקובץ בעצמו בגישת קריאה בלבד.

כל חודש, ארבעה צעדים

1. בודקים ונועלים את החודש עוברים על הדוח החודשי: ימים בלי דיווח, יציאות חסרות ובקשות היעדרות שמחכות לאישור. אחרי התיקונים נועלים את החודש, כדי שהקובץ שנקלט בשכר לא ישתנה אחר כך.
2. מייצאים במסך "ייצוא לשכר" בוחרים את התבנית "מיכפל — קובץ QDIV" ואת החודש, ולוחצים ייצוא. אפשר לייצא גם מחלקה אחת בלבד. הקובץ נשמר בשם שמיכפל מצפה לו, למשל QDIV0426.007 — לא לשנות אותו.
3. קולטים במיכפל במיכפל מפעילים את קליטת דיווחי הנוכחות מקובץ ומצביעים על הקובץ שהורדתם. המבנה שהקובץ עומד בו הוא המסמך "הוראות להכנת קובץ דיווחי נוכחות" של מיכפל, שנמצא במסמכי העזר באתר מיכפל (תחת "הוראות ליצירת קובץ QDIV").
4. בודקים שלושה דברים אצל עובד אחד — שהשעות בפועל (סמל 125) שוות לדוח החודשי ב-RayClock. אצל עובד עם שעות נוספות — שהרכיבים של 125% ו-150% קיבלו את השעות הנכונות. ואצל מי שהיה חולה או בחופשה — שהניצול הגיע לסמל הנכון. אחרי החודש הראשון זה נהיה הרגל של דקה.