ייצוא נוכחות לשקלולית
בסוף החודש מורידים מ-RayClock קובץ TAMAL-5.DAT בפורמט הקליטה של שקלולית, וחשב השכר קולט אותו במקום להקליד שעות וימים לכל עובד.
חמישה צעדים מהחודש ועד הקליטה
מוודאים מספר עובד
בתיק כל עובד ממלאים "מספר בשכר" — המספר שלו בשקלולית. אם השדה ריק, נלקח מספר העובד ב-RayClock. ספרות בלבד, עד 7 ספרות.
בודקים ונועלים את החודש
מטפלים בחוסרים, בהחתמות פתוחות ובבקשות שממתינות, ונועלים. אחרי הנעילה אי אפשר לשנות את החודש; ביטול נעילה — למנהל המערכת בלבד.
מורידים את הקובץ
במסך ייצוא שכר בוחרים בתבנית המובנית "שיקלולית — קובץ תקן (TAMAL-5.DAT)", את החודש, ואם צריך — מחלקה. הקובץ יורד בשם TAMAL-5.DAT; אל תשנו את השם.
קולטים בשקלולית
חשב השכר קולט את הקובץ בשקלולית לפי הליך קליטת הנוכחות הרגיל שלו. רואה החשבון יכול להוריד את הקובץ בעצמו מהפאנל לרואי חשבון.
בודקים את התוצאה
משווים את מה שנקלט לדוח החודשי ב-RayClock, ומשלימים ידנית את מה שלא נמצא בקובץ. הפירוט בהמשך העמוד.
לפני שהקובץ יורד, המערכת מתריעה על עובדים בלי מספר תקין לשכר — ריק, לא מספרי, 0 או ארוך מ-7 ספרות — ומציגה את שמותיהם. אפשר לבטל, לתקן ולייצא שוב.
מה יש בקובץ
רשומה כללית אחת לכל עובד פעיל, עם הנתונים של החודש שנבחר.
| שדה | תווים | מה נכנס |
|---|---|---|
| מספר עובד | 1–7 | המספר בשכר מתיק העובד, ואם הוא ריק — מספר העובד. מרופד באפסים משמאל. |
| חודש | 8–9 | חודש העבודה, בשתי ספרות. |
| סוג רשומה | 10 | 0 — נתונים כלליים. |
| ימי מחלה | 14–20 | ימי מחלה מאושרים בחודש. |
| ימי חופשה | 21–27 | ימי חופשה מאושרים בחודש. |
| ימי מילואים | 28–34 | ימי מילואים מאושרים בחודש. |
| שעות עבודה בפועל | 56–62 | סך השעות שהעובד עבד בחודש, אחרי ניכוי הפסקות לפי פרופיל העבודה. |
| ימי עבודה | 63–83 | אותו מספר בשלושה שדות — ימי עבודה למס הכנסה, ימים בתשלום וימים בפועל: ימי הנוכחות בחודש לפי הגדרת יום נוכחות בפרופיל העבודה. |
| שעות בתשלום | 84–90 | זהה לשעות העבודה בפועל. |
מה לא נמצא בקובץ
הקובץ נושא סך שעות וימים. את הרכיבים האלה בודקים בדוח החודשי ומזינים בשקלולית לפי הצורך:
פירוק שעות נוספות ושבת
שעות נוספות לפי מדרגות (125%, 150%) ושעות שבת וחג מחושבות בדוח החודשי, אבל לא יוצאות כשדות נפרדים בקובץ.
היעדרויות אחרות
אישי, ללא תשלום, חופשת לידה, אבל וסוגים שהוספתם בעצמכם — לא נכנסים לקובץ. גם בקשות שלא אושרו לא נכנסות.
עובדים לא פעילים
רק עובדים פעילים נכללים. עובד שסיים באמצע החודש — ייצאו לפני שמסמנים אותו כלא פעיל, או הזינו את נתוניו ידנית.
מה לבדוק אחרי הקליטה
מספר העובדים
מספר העובדים שנקלטו שווה למספר העובדים הפעילים שיצאו בקובץ, ואין נתונים תחת עובד 0 או מספר שלא מוכר בשקלולית.
שעות וימים
השוו מדגם עובדים מול הדוח החודשי ב-RayClock: שעות בפועל וימי עבודה.
היעדרויות
ימי מחלה, חופשה ומילואים תואמים להיעדרויות המאושרות של החודש.
רכיבים שהוזנו ידנית
שעות נוספות, שבת וחג והיעדרויות שאינן בקובץ הוזנו לפי הדוח.
עובדים עם מערכת שכר אחרת? בייצוא לשכר מגדירים תבנית Excel/CSV, כולל עמודות של שעות נוספות 125% ו-150%. ההיעדרויות שנכנסות לקובץ מגיעות מניהול ההיעדרויות והחופשות, והמספרים עצמם מהדוח החודשי.
שאלות על הייצוא לשקלולית
איך מייצאים נוכחות לשקלולית?
נועלים את החודש, ובמסך ייצוא שכר בוחרים בתבנית המובנית לשקלולית ובחודש. יורד קובץ TAMAL-5.DAT עם שורה לכל עובד פעיל, וחשב השכר קולט אותו בשקלולית.
למה אסור לשנות את שם הקובץ?
תוכנת הקליטה מצפה לשם TAMAL-5.DAT, ולכן המערכת מורידה את הקובץ בשם הזה בדיוק. אם הדפדפן הוסיף לשם מספר, למשל בהורדה שנייה, החזירו אותו לשם המקורי.
איזה מספר עובד נכנס לקובץ?
המספר בשכר מתיק העובד. אם הוא ריק נלקח מספר העובד ב-RayClock. המספר חייב להיות ספרות בלבד, עד 7 ספרות ולא 0 — אחרת המערכת מתריעה לפני הייצוא, כי הנתונים היו נרשמים תחת עובד 0.
שעות נוספות נכנסות לקובץ?
הקובץ כולל את סך השעות בפועל ואת ימי העבודה, בלי פירוק לשעות נוספות לפי מדרגות ולשעות שבת וחג. את הפירוק רואים בדוח החודשי, ואפשר להפיק אותו גם בתבנית Excel/CSV.
חייבים לנעול את החודש לפני הייצוא?
אפשר לייצא גם חודש פתוח, אבל מומלץ לנעול קודם, כדי שהמספרים לא ישתנו אחרי שהקובץ יצא. ביטול נעילה אפשרי למנהל המערכת בלבד.
רואה החשבון יכול להוריד את הקובץ בעצמו?
כן. מזמינים אותו לפאנל החינמי לרואי חשבון, והוא מוריד משם את קובצי הייצוא — קריאה בלבד ובשליטת החברה. עוד על הפאנל לרואי חשבון.
אפשר לייצא מחלקה אחת?
כן. במסך הייצוא אפשר לסנן לפי מחלקה. מנהל שאינו מנהל המערכת מייצא רק את המחלקות שלו.