ייצוא נוכחות לריווחית
בסוף החודש RayClock מפיק קובץ KLT.TXT — קובץ שעון הנוכחות שריווחית שכר קולטת ישירות, בלי להקליד שעות לכל עובד מחדש. כאן: מה יש בקובץ, מה מגדירים פעם אחת, איך קולטים ומה בודקים.
מה יש בקובץ
הקובץ בנוי לפי מבנה "קליטה מקובץ שעון נוכחות" של ריווחית שכר: שורה לכל עובד ולכל קוד שכר, עם הכמות של החודש. בריווחית אין קודים קבועים — כל עסק מגדיר את קודי השכר שלו — ולכן הקובץ מדבר בקודים שלכם.
| נתון | איך הוא מופיע בקובץ |
|---|---|
| שעות לפי תעריף | שעות 100%, 125%, 150% (ו-175%/200% כשיש) — כל אחת תחת קוד השכר שלכם בריווחית. הקודים מסתכמים בדיוק לסך שעות החודש. |
| ימי עבודה | ימי העבודה בפועל, תחת קוד ימי העבודה שלכם. |
| חופשה, מחלה, מילואים | ניצול בימים, לפי ההיעדרויות שאושרו ב-RayClock, תחת הקוד של כל סוג. |
| מספר עובד ומספר חברה | מספר העובד בריווחית ומספר החברה בריווחית, בכל שורה. זה מה שמחבר את השורה לתלוש הנכון. |
שם הקובץ: KLT.TXT, תמיד. RayClock נותן לו את השם הזה, ולא משנים אותו.
מגדירים פעם אחת
- מספר החברה בריווחית בהגדרות > פרטי החברה ממלאים את מספר החברה שלכם בריווחית. הוא נכנס לכל שורה בקובץ — בלעדיו אין ייצוא.
- מספר עובד בכרטיס העובד ממלאים את השדה "מספר עובד בתוכנת השכר" במספר העובד כפי שהוא בריווחית. עובד בלי מספר — המערכת מתריעה לפני כל ייצוא.
- קודי השכר שלכם בריווחית כל עסק מגדיר את קודי השכר שלו, ולכן צריך לומר לנו איזה קוד הוא שעות 100%, איזה 125% ו-150%, ואיזה ימי עבודה, חופשה, מחלה ומילואים — לפחות אחד. חשב השכר יודע אותם; שלחו לנו ונגדיר אותם לחברה פעם אחת.
- מזמינים את חשב השכר לא חובה, אבל חוסך הודעה כל חודש: מזמינים אותו לפאנל רואי החשבון החינמי, והוא מוריד את הקובץ בעצמו בגישת קריאה בלבד.
כל חודש, ארבעה צעדים
- בודקים ונועלים את החודש עוברים על הדוח החודשי: ימים בלי דיווח, יציאות חסרות ובקשות היעדרות שמחכות לאישור. אחרי התיקונים נועלים את החודש, כדי שהקובץ שנקלט בשכר לא ישתנה אחר כך.
- מייצאים במסך "ייצוא לשכר" בוחרים את התבנית "ריווחית — קובץ KLT.TXT" ואת החודש, ולוחצים ייצוא. אפשר לייצא גם מחלקה אחת בלבד. הקובץ נשמר בשם KLT.TXT — לא לשנות אותו.
- קולטים בריווחית בריווחית שכר, בלשונית "משולבות" בוחרים "קליטה מקובץ שעון" ומצביעים על הקובץ שהורדתם; בוחרים אם לקלוט לתשלומים או לניכויים ומאשרים. ההנחיות המלאות במרכז הידע של ריווחית.
- בודקים שלושה דברים אצל עובד אחד — שסך השעות בתלוש שווה לדוח החודשי ב-RayClock. אצל עובד עם שעות נוספות — שהקודים של 125% ו-150% קיבלו את השעות הנכונות. ואצל מי שהיה חולה או בחופשה — שהימים הגיעו לקוד הנכון. אחרי החודש הראשון זה נהיה הרגל של דקה.
מה הקובץ לא עושה
הוא לא מחליף את בדיקת חשב השכר. הוא מעביר שעות לפי תעריף ולא לפי סיבה — שעת שבת ב-150% ושעה נוספת ב-150% נכנסות לאותו קוד. נתון שלא הוגדר לו קוד, או שאין בו כלום, לא נכתב בכלל. ועובד שסיים לעבוד — מייצאים אותו לפני שמשביתים את החשבון שלו.
הקובץ נבנה לפי המבנה שריווחית מפרסמת ונבדק אוטומטית שדה-שדה בכל גרסה. בקליטה הראשונה שלכם כדאי שחשב השכר יעבור על תלוש אחד — ואם משהו לא מתיישב, שלחו לנו ונתקן באותו יום.
שאלות על הייצוא לריווחית
מה זה קובץ KLT.TXT?
זה קובץ שעון הנוכחות שריווחית שכר קולטת דרך "קליטה מקובץ שעון". לכל עובד יש בו שורה לכל קוד שכר — שעות רגילות, שעות נוספות, ימי עבודה, ימי חופשה ומחלה — עם הכמות של החודש. RayClock מפיק אותו בשם KLT.TXT, כפי שריווחית מצפה.
איזה קודי שכר צריך?
את הקודים שהוגדרו לכם בריווחית: קוד לשעות 100%, קודים לשעות 125% ו-150%, ואם רוצים — גם לימי עבודה, חופשה, מחלה ומילואים. חשב השכר יודע אותם; שולחים לנו ומגדירים אותם לחברה פעם אחת. בלי קודים אין מה לייצא, ולכן המערכת לא תפיק קובץ ריק.
איך ריווחית מזהה את העובד?
לפי מספר העובד בריווחית, שממלאים בשדה "מספר עובד בתוכנת השכר" בכרטיס העובד (עד 11 תווים). עובד בלי מספר מסומן לפני הייצוא.
מה עם שעות שבת וחג?
הקובץ מעביר שעות לפי תעריף ולא לפי סיבה: שעת שבת ב-150% ושעה נוספת שלישית ב-150% נכנסות לאותו קוד. אם בריווחית יש לכם קוד נפרד לשבת, חשב השכר מפצל לפי דוח הנוכחות החודשי.
רואה החשבון יכול להוריד את הקובץ בעצמו?
כן. מזמינים אותו לפאנל החינמי לרואי חשבון, והוא מוריד את KLT.TXT לכל חודש בגישת קריאה בלבד, בלי לבקש מכם.
עובדים עם מערכת שכר אחרת?
לשיקלולית ולמיכפל יש קובץ ייעודי משלהן; למערכות אחרות בונים תבנית Excel או CSV בעמודות שהמערכת שלכם קולטת. כל האפשרויות בעמוד הייצוא לשכר.