Экспорт учёта времени в Ривхит
В конце месяца RayClock создаёт файл KLT.TXT — файл часов учёта времени, который зарплатный модуль Ривхит загружает напрямую, без повторного ввода часов по каждому сотруднику. Здесь: что входит в файл, что настраивается один раз, как загрузить файл и что проверить.
Что входит в файл
Файл построен по структуре «Загрузки из файла часов учёта времени» зарплатного модуля Ривхит: строка для каждого сотрудника и каждого кода зарплаты, с количеством за месяц. В Ривхит нет фиксированных кодов — каждый бизнес задаёт свои коды зарплаты, — поэтому файл говорит на ваших кодах.
| Данные | Как они выглядят в файле |
|---|---|
| Часы по ставкам | Часы 100%, 125%, 150% (и 175%/200%, если есть) — каждые под вашим кодом зарплаты в Ривхит. Коды в сумме в точности дают общее число часов за месяц. |
| Рабочие дни | Фактические рабочие дни под вашим кодом рабочих дней. |
| Отпуск, болезнь, милуим | Использование в днях, по отсутствиям, утверждённым в RayClock, под кодом каждого вида. |
| Номер сотрудника и номер компании | Номер сотрудника в Ривхит и номер компании в Ривхит — в каждой строке. Именно это связывает строку с нужным расчётным листком. |
Имя файла: KLT.TXT, всегда. RayClock присваивает файлу именно такое имя, и его не меняют.
Настраивается один раз
- Номер компании в Ривхит В Настройки > Данные компании укажите номер вашей компании в Ривхит. Он попадает в каждую строку файла — без него экспорт невозможен.
- Табельный номер В карточке сотрудника заполните поле «Табельный номер (расчёт)» номером сотрудника, как он записан в Ривхит. Если номера нет, система предупредит перед каждым экспортом.
- Ваши коды зарплаты В Ривхит каждый бизнес задаёт свои коды зарплаты, поэтому нужно сообщить нам, какой код соответствует часам 100%, какой — 125% и 150%, а какой — рабочим дням, отпуску, болезни и милуиму, — минимум один. Бухгалтер по зарплате их знает; пришлите их нам, и мы зададим их для компании один раз.
- Пригласите бухгалтера по зарплате Это необязательно, но избавляет от сообщения каждый месяц: пригласите его в бесплатный портал для бухгалтеров, и он будет скачивать файл сам, с доступом только для чтения.
Каждый месяц — четыре шага
- Проверьте и заблокируйте месяц Просмотрите месячный отчёт: дни без отметок, пропущенные выходы и заявки на отсутствие, ожидающие утверждения. После исправлений заблокируйте месяц, чтобы файл, загруженный в зарплату, потом не изменился.
- Выгрузите На экране «Экспорт для зарплаты» выберите шаблон «Ривхит — файл KLT.TXT» и месяц и нажмите «Экспорт». Можно выгрузить и только один отдел. Файл сохраняется под именем KLT.TXT — не меняйте его.
- Загрузите файл в Ривхит В зарплатном модуле Ривхит на вкладке «Интегрированные» выберите «Загрузка из файла часов» и укажите скачанный файл; выберите, загружать ли данные в выплаты или в удержания, и подтвердите. Полные инструкции — в базе знаний Ривхит.
- Проверьте три вещи У одного сотрудника — что общее число часов в расчётном листке равно месячному отчёту в RayClock. У сотрудника со сверхурочными — что коды 125% и 150% получили правильные часы. И у того, кто болел или был в отпуске, — что дни попали на нужный код. После первого месяца это занимает минуту.
Чего файл не делает
Он не заменяет проверку бухгалтера по зарплате. Он передаёт часы по ставкам, а не по причинам — час шаббата по 150% и сверхурочный час по 150% попадают в один и тот же код. Данные, для которых не задан код или в которых ничего нет, не записываются вообще. А сотрудника, который закончил работать, выгружайте до того, как отключите его учётную запись.
Файл построен по структуре, которую публикует Ривхит, и автоматически проверяется поле за полем в каждой версии. При вашей первой загрузке стоит, чтобы бухгалтер по зарплате просмотрел один расчётный листок — и если что-то не сходится, пришлите нам, и мы исправим в тот же день.
Вопросы об экспорте в Ривхит
Что такое файл KLT.TXT?
Это файл часов учёта времени, который зарплатный модуль Ривхит загружает через пункт «Загрузка из файла часов». Для каждого сотрудника в нём есть строка на каждый код зарплаты — обычные часы, сверхурочные часы, рабочие дни, дни отпуска и болезни — с количеством за месяц. RayClock создаёт его под именем KLT.TXT, как ожидает Ривхит.
Какие коды зарплаты нужны?
Те, что заданы у вас в Ривхит: код для часов 100%, коды для часов 125% и 150% и, если хотите, — для рабочих дней, отпуска, болезни и милуима. Бухгалтер по зарплате их знает; вы присылаете их нам, и мы задаём их для компании один раз. Без кодов выгружать нечего, поэтому система не создаст пустой файл.
Как Ривхит определяет сотрудника?
По номеру сотрудника в Ривхит, который вносится в поле «Табельный номер (расчёт)» в карточке сотрудника (до 11 символов). Сотрудник без номера помечается перед экспортом.
А как быть с часами шаббата и праздников?
Файл передаёт часы по ставкам, а не по причинам: час шаббата по 150% и третий сверхурочный час по 150% попадают в один и тот же код. Если в Ривхит у вас есть отдельный код для шаббата, бухгалтер по зарплате разбивает часы по месячному отчёту об учёте времени.
Может ли бухгалтер скачать файл самостоятельно?
Да. Пригласите его в бесплатный портал для бухгалтеров, и он будет скачивать KLT.TXT за каждый месяц с доступом только для чтения, не обращаясь к вам.
Мы работаем с другой зарплатной системой?
Для Шиклулит и Михпаль есть отдельные файлы; для других систем создаётся шаблон Excel или CSV со столбцами, которые принимает ваша система. Все варианты — на странице экспорта для зарплаты.