כל עובד שכיר בישראל נתקל בו בכל ינואר מחדש: טופס 101, או בשמו הרשמי "כרטיס עובד". בשביל העובד זה עוד טופס למלא; בשביל המעסיק זו חובה רגולטורית שקובעת כמה מס לנכות מכל תלוש — וטופס חסר אחד מתגלגל ישר לנטו של העובד. הנה מה שחשוב לדעת, משני הצדדים.

מה הטופס עושה בעצם

מס הכנסה בישראל מנוכה במקור: המעסיק מחשב ומנכה את המס מהשכר עוד לפני שהעובד רואה אותו. כדי לדעת כמה לנכות, המעסיק צריך לדעת דברים שרק העובד יכול להצהיר עליהם:

• פרטים אישיים ומצב משפחתי — שמשפיעים על נקודות הזיכוי (תושבות, ילדים, בן או בת זוג).
• האם זו ההכנסה היחידה — או שיש מעסיק נוסף, קצבה או הכנסה אחרת.
• בקשות להקלות — נקודות זיכוי לעולה חדש, לתואר אקדמי, לתושב יישוב מזכה, זיכוי משפחתי ועוד.

ההצהרה הזו היא טופס 101. בלעדיה, ברירת המחדל של התקנות היא ניכוי מס מרבי — בלי אף נקודת זיכוי.

מתי ממלאים

• בתחילת עבודה — לפני התלוש הראשון אצל כל מעסיק חדש.
• בתחילת כל שנת מס — הטופס תקף לשנה קלנדרית אחת, ולכן בכל ינואר ממלאים מחדש, גם אצל אותו מעסיק.
• כשמשהו משתנה — נישואין, לידה, מעבר דירה ליישוב מזכה, התחלת עבודה נוספת: על העובד לעדכן את המעסיק בתוך שבוע מהשינוי.

שני מעסיקים? כאן נכנס תיאום המס

עובד עם יותר ממקור הכנסה אחד מסמן זאת בטופס אצל שני המעסיקים. אצל המעסיק המשני ינוכה מס מרבי — אלא אם העובד מציג תיאום מס: אישור של רשות המסים שקובע איך לפצל את מדרגות המס ונקודות הזיכוי בין המקורות. את התיאום עושים היום אונליין באתר רשות המסים, והאישור מועבר למעסיקים.

מנייר לדיגיטלי

במשך שנים התהליך היה: להדפיס, למלא ביד, לחתום, לסרוק, לשלוח במייל, ולקוות שהקובץ קריא. רשות המסים מתירה כבר שנים טופס 101 אלקטרוני — בתנאי שהמערכת עומדת בכללים שנקבעו: זיהוי העובד, שלמות הנתונים, חתימה ושמירה מאובטחת של הטופס.

ב-RayClock התהליך עובד כך: העובד ממלא את הטופס במערכת (מהנייד או מהמחשב), רואה החשבון או מנהל השכר מאשר או מחזיר לתיקון עם הערה, והטופס נחתם דיגיטלית אצל ספק מאושר שמחזיק באישור רשות המסים. המסך מציג בכל רגע מי הגיש, מי באמצע ומי עוד לא התחיל — לפי שנת מס. עותק חתום נשמר בתיק העובד. אפשר לקרוא עוד בעמוד טופס 101 דיגיטלי.

צ'קליסט קצר לינואר

• לוודא שלכל עובד פעיל יש טופס 101 לשנת המס החדשה — כולל עובדים שהצטרפו בדצמבר.
• לוודא שעובדים עם שינוי במצב המשפחתי או בהכנסות עדכנו את ההצהרה.
• לבקש תיאומי מס מעודכנים מעובדים עם יותר ממעסיק אחד — תיאום של שנה שעברה לא עובר אוטומטית.
• לשמור את הטפסים החתומים במקום שמוכן לביקורת ניכויים, לא בתיבת מייל.

המידע במאמר זה הוא כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי או ייעוץ מס. הסכמים קיבוציים, צווי הרחבה ענפיים והסכמים אישיים עשויים לקבוע הסדרים שונים ולעיתים מיטיבים, והכללים עצמם מתעדכנים מעת לעת. בכל שאלה ספציפית מומלץ להתייעץ עם עורך דין המתמחה בדיני עבודה או עם רואה חשבון.