1. Кто мы и какова наша роль в отношении информации
Сервис и сайт управляются компанией RayClock Ltd., регистрационный номер компании 517398269, адрес: Дерех Акко 140, Кирьят-Бялик, Израиль (далее — «RayClock» или «мы»). RayClock управляет системой учёта рабочего времени и управления персоналом для работодателей. Важно различать два вида информации:
- Информация о сотрудниках клиента — данные об учёте рабочего времени, отсутствиях, документы и формы. Владельцем этой информации является работодатель, и он определяет, что собирается и зачем. Мы храним и обрабатываем её только от его имени, в соответствии с договором с ним, и не используем её в собственных целях.
- Информация, собираемая на этом сайте — данные, которые вы по собственной инициативе оставляете в формах обратной связи и регистрации. В этом случае владельцем информации являемся мы.
2. Какая информация собирается
В формах на сайте: имя, адрес электронной почты, номер телефона, название компании и текст вашего сообщения.
При регистрации на пробный период: дополнительно к указанному — название компании и номер компании, если вы решили его указать.
При использовании системы: данные о входе и активности, необходимые для безопасности и работы системы, а также информация, которую вводит работодатель или которая возникает при использовании системы сотрудниками, — отметки прихода и ухода, местоположение в момент отметки, если работодатель включил проверку местоположения, запросы на отсутствие, подписанные документы и формы.
Мы не собираем чувствительную информацию сверх необходимого для работы сервиса и не продаём информацию третьим лицам.
3. Для чего используется информация
- Предоставление сервиса и работа системы.
- Ответы на обращения и запросы коммерческих предложений.
- Защита системы, предотвращение злоупотреблений и журналирование действий.
- Выполнение юридических обязанностей, возложенных на нас или на работодателя.
Мы не будем отправлять вам маркетинговые рассылки без вашего согласия, и каждая такая рассылка будет содержать возможность отписаться.
4. Вход через Google или Microsoft
На сайте системы (app.rayclock.co.il) и в приложениях RayClock для iPhone и Android можно войти с помощью аккаунта Google или аккаунта Microsoft вместо пароля.
Какую информацию мы получаем: при входе Google или Microsoft передают нам токен идентификации, который содержит адрес электронной почты аккаунта, а также имя и фото профиля, если они есть. Мы не запрашиваем доступ к почтовому ящику, календарю, контактам, файлам или любой другой информации в аккаунте.
Для чего она используется: адрес электронной почты используется исключительно для подтверждения вашей личности и привязки к аккаунту RayClock, который ваш работодатель уже открыл для вас. Такой вход не создаёт новый аккаунт: если в системе нет аккаунта с тем же адресом электронной почты, вход отклоняется.
Что сохраняется: мы не сохраняем токен идентификации, имя или фото профиля, полученные от Google или Microsoft. Записываются только время входа и факт подтверждения адреса электронной почты.
Передача: мы не продаём, не передаём и не раскрываем третьим лицам информацию, полученную от Google или Microsoft, и не используем её для рекламы или для обучения моделей искусственного интеллекта. Использование нами информации, полученной через интерфейсы Google, соответствует Политике в отношении пользовательских данных сервисов Google API, включая требования ограниченного использования (Limited Use).
Отзыв доступа: вы можете отключить RayClock от аккаунта Google в любое время через настройки аккаунта Google, а от аккаунта Microsoft — через управление разрешениями Microsoft (для рабочего аккаунта — через системного администратора организации). После отключения по-прежнему можно войти в аккаунт RayClock с помощью email и пароля, а тот, кто не задавал пароль, может создать его через «Забыли пароль».
5. Подключение ИИ-ассистентов (ChatGPT, Claude)
Пользователь RayClock может подключить RayClock к ИИ-ассистенту, которым он пользуется, например ChatGPT от OpenAI или Claude от Anthropic, по протоколу MCP. По умолчанию подключений нет: подключение создаётся только тогда, когда пользователь явно подтверждает его на экране подключения RayClock. По умолчанию создать подключение может только администратор работодателя. Администратор может разрешить создавать подключения также менеджерам, сотрудникам или и тем и другим (две отдельные настройки, по умолчанию выключенные), а выключение настройки сразу прекращает подключения этой группы.
Какие данные передаются: когда пользователь задаёт ассистенту вопрос, ассистент запрашивает у RayClock нужные данные, и мы передаём ему только их и только в пределах прав этого пользователя. Ассистенту администратора могут передаваться: статус присутствия и время прихода и ухода, основные данные сотрудника (имя, табельный номер, электронная почта, телефон, роль, отдел и дата начала работы), отсутствия (тип, даты, статус и примечание) и заявки на изменение данных (кто просил, какое поле и статус), а также месячные сводки часов (отработано, норма, недоработка и сверхурочные) и статус закрытия месяца, а также график смен в компаниях, которые используют управление сменами.
Ассистенты менеджеров и сотрудников: ассистент менеджера получает только данные об отделах, которыми руководит этот менеджер, и действует только в пределах его прав в RayClock. Ассистент сотрудника получает только данные самого сотрудника — его отметки, его часы и дни за месяц, остатки отпуска и отсутствия — и никогда не получает данные других сотрудников.
Действия и отчёты: на экране подключения пользователь выбирает, будет ли подключение только для чтения или также разрешит изменения. При подключении с разрешёнными изменениями ассистент может действовать от имени пользователя в пределах того, что ему разрешено в системе, — например, добавлять отметки и исправлять время существующих, утверждать или отклонять заявки, записывать отсутствия, закрывать месяц, добавлять и изменять сотрудников, составлять график смен и отправлять объявления сотрудникам для администратора или подавать заявку на отсутствие для сотрудника — только после подтверждения пользователя и по тем же правилам, что действуют в системе. Каждое действие записывается в журнал активности и журнал изменений посещаемости с пометкой, что его выполнил ассистент. Ассистент не может удалять отметки, открывать заново закрытый месяц или менять сотруднику роль, адрес электронной почты или зарплату. Отчёты, созданные через ассистента, скачиваются прямо в браузер пользователя по одноразовой ссылке, и их содержимое ассистенту не передаётся.
Что не передаётся никогда: номера удостоверений личности, банковские реквизиты, зарплата и стоимость для работодателя, запрошенные значения в заявках на изменение данных, документы и формы 101.
У поставщика ассистента: данные, переданные ассистенту, обрабатываются его поставщиком (например, OpenAI или Anthropic) в рамках аккаунта работодателя или пользователя, подключившего ассистента, и по условиям и политике конфиденциальности этого поставщика. Решение разрешить подключение ассистентов, выбор поставщика и настройки аккаунта у него принимает работодатель как владелец данных. Мы не используем эти данные для обучения моделей.
Что храним мы: сведения о подключении (кто подтвердил, когда, для какого ассистента и когда оно использовалось последний раз), токены доступа только в хешированном виде и запись в журнале действий о каждом запросе ассистента. Переписку с ассистентом мы не храним.
Отключение: каждый пользователь может в любой момент видеть и отключать свои подключения, а любой администратор работодателя может отключить любое подключение на экране «ИИ-ассистенты». Отключение действует сразу. Подключение также прекращается, если администратор выключает подключение ассистентов для менеджеров или сотрудников, если у подтвердившего его пользователя больше нет роли, которой разрешено подключение, или он деактивирован, или если аккаунт работодателя закрыт или приостановлен.
6. Где хранится информация
Информация хранится в облачной инфраструктуре внешнего поставщика, на территории Европейского союза. Информация передаётся по зашифрованным каналам связи.
7. Передача информации третьим лицам
Мы передаём информацию только тогда, когда это необходимо для предоставления сервиса или требуется по закону:
- Поставщикам инфраструктуры и облачного хранения.
- Поставщику услуг электронной почты — для отправки системных сообщений.
- Утверждённому поставщику услуги подписания Формы 101, если клиент решил использовать эту функцию, — и только в объёме информации, необходимой для этой подачи.
- Уполномоченному органу, если существует юридическая обязанность передать информацию.
8. Хранение и удаление информации
Информация о сотрудниках клиента хранится, пока действует договор с работодателем, а после этого — в течение срока, который работодатель обязан соблюдать по закону. Запрос на удаление информации о сотруднике следует направлять работодателю, который является её владельцем. Информация, переданная через формы на сайте, хранится, пока она нужна для обработки обращения.
9. Ваши права
Согласно Закону о защите частной жизни 5741-1981, вы вправе ознакомиться с хранящейся о вас информацией, потребовать её исправления, если она неточна, неполна или устарела, и потребовать её удаления с учётом обязанностей по хранению, которые на нас распространяются. Для обращений по этому вопросу: privacy@rayclock.co.il.
10. Файлы cookie и измерение использования
Маркетинговый сайт использует Google Analytics для статистического измерения посещаемости сайта — сколько посетителей заходит, на какие страницы и из каких источников. Этот инструмент использует файлы cookie Google; собираемые данные носят статистический характер и не используются нами для установления личности посетителей. Эти файлы cookie можно заблокировать в настройках браузера или с помощью дополнения Google для отказа от отслеживания. Сайт не использует рекламные инструменты или маркетинговые сети третьих сторон. Сама система использует локальное хранилище браузера только для сохранения входа и настроек отображения.
11. Информационная безопасность
Мы применяем общепринятые меры безопасности, в том числе шифрование при передаче, разделение данных разных компаний, права доступа по ролям и журналирование действий в журнале активности. Ни одна система не защищена полностью, и мы постоянно работаем над улучшениями.
12. Изменения политики
Мы будем периодически обновлять эту политику. Дата последнего обновления указана в начале страницы, а о существенных изменениях мы сообщим клиентам.
13. Контакты
По вопросам конфиденциальности: privacy@rayclock.co.il или info@rayclock.co.il.