Шаблон графика смен на неделю

Начните с ограничений

Прежде чем вписать в таблицу первое имя, узнайте у сотрудников, в какие дни они не могут работать, и отметьте уже утверждённые отпуска. График, составленный без этого, вернётся к вам просьбами о замене.

Сначала распределите тяжёлые смены

Ночи, пятницы, субботы и праздники — смены, от которых все хотят отказаться. Распределите их первыми, по постоянной очереди, и только потом заполняйте утро и вечер. Таблица подсчёта под графиком показывает для каждого сотрудника число смен, ночей и часов за неделю — сразу видно, если кому-то достаётся больше его доли.

Сверяйте с объёмом ставки

Сотрудник на полставки, получивший пять полных смен, уже не на полставки. Сравнивайте недельные часы каждого сотрудника с его ставкой. Калькулятор процента ставки переводит процент ставки в часы в неделю и в месяц.

Публикуйте заранее и фиксируйте изменения

Чем раньше сотрудники видят график, тем меньше замен в последний момент. Если после публикации что-то меняется, сообщите всем в одном и том же месте и запишите, что изменилось, чтобы не ходили две версии одной недели.

Правила отдыха и часов, которым должен соответствовать график

• Не меньше 8 часов между одним рабочим днём и следующим. Кто закончил вечернюю смену в 23:00, не выходит на утреннюю в 07:00, если не прошло 8 часов. Проверка под таблицей отмечает такие случаи.
• Еженедельный отдых — 36 часов подряд. Для сотрудника-еврея он включает субботу. Работа во время еженедельного отдыха требует разрешения и оплачивается не меньше чем в 150%.
• Обычный рабочий день — 8,6 часа при пятидневной неделе и 8 часов при шестидневной. Каждый час сверх этого — сверхурочный.
• Ночная работа: день, в котором не меньше двух часов приходится на время с 22:00 до 06:00. Ночной рабочий день — 7 часов, поэтому в ночной смене из 8 часов восьмой час сверхурочный. Закон также ограничивает ночную работу: не больше одной недели из двух.
• До 12 часов в день вместе со сверхурочными и до 16 сверхурочных часов в неделю по общему разрешению. Это предел для двойных смен.
• Перерывы: в рабочий день от 6 часов положен перерыв 45 минут, из них 30 минут подряд. Подробнее — в руководстве по вычету перерывов.

Полное объяснение — в руководстве по закону о часах работы и отдыха, а все цифры в одной таблице — в статье сколько часов можно работать в день.

Это общая информация, а не юридическая консультация. Коллективные договоры, отраслевые приказы о расширении и личные договоры могут устанавливать иные, иногда более выгодные условия, а некоторые отрасли работают по особым разрешениям.

Когда таблицы уже мало

Такой шаблон хорошо работает для небольшой команды. Он становится обузой, когда график рассылают фотографиями в WhatsApp, когда каждая замена требует серии звонков и когда нельзя понять, пришёл ли на смену тот, кто в ней стоит.

В графике смен RayClock вы задаёте шаблоны смен с часами и цветом и расставляете людей в недельной таблице, а целую неделю можно скопировать. График остаётся черновиком, пока вы его не опубликуете; после публикации сотрудники получают уведомление и видят свои смены в приложении и в браузере. Сотрудники заранее отмечают, когда они недоступны, просят замену, которую одобряет менеджер, и подают заявки на открытые смены. При назначении система предупреждает, если сотрудник отметил, что недоступен, находится в отпуске или на больничном или уже стоит в графике в этот день. А сам график связан с учётом рабочего времени и расчётом часов.